Требования к электронной цифровой подписи (ЭЦП) в 2022 году

В связи с переходом на электронный документооборот (ЭДО), у каждого предпринимателя, нотариуса, руководителя организации должна быть цифровая подпись для подтверждения сделки.

Существует ряд условий, без которых получение ЭЦП невозможно. В данной статье мы расскажем, какие действия нужно предпринять для оформления ключа, а также рассмотрим актуальные изменения в законодательстве.

Для тех, кто уже получил или только собирается

С 1 июля 2021 года выпуском ЭЦП занимается Федеральная налоговая служба. Если у вас ещё нет подписи в электронном виде, до наступления 2022 года вы можете обратиться в ФНС или удостоверяющие центры (УН). С 1 января 2022 года выдачей ЭП будет заниматься исключительно налоговая и её доверенные лица.

Возможно, в 2021 году вы уже оформили подпись в одном из УЦ и сейчас пользуетесь ей. Убедитесь в том, что эта организация прошла аккредитацию. Если да, беспокоиться не о чем – ЭЦП можно пользоваться до окончания срока действия. В противном случае требуется её перевыпуск.

Сколько стоит электронная подпись?

ЮЛ, ИП, и нотариусам услуга предоставляется бесплатно. Единственное, придётся потратиться на покупку USB-носителя для хранения цифрового реквизита. Рекомендуем позаботиться об этом заранее.

Вместо обыкновенной флешки лучше приобрести токен. Это устройство гарантирует большую безопасность персональным данным – защита на нём в разы выше, благодаря функции введения пин-кода. Подробнее об этом читайте ниже.

Важно! Физическое лицо не может бесплатно получить ключ для собственных нужд.

Особенности оформления ЭЦП на сотрудников

Не только начальство, но и работники могут получить уникальный ключ. Условия такие же – плата за услугу не предусмотрена, нужно только купить носитель для хранения данных. Использовать подпись разрешается исключительно для выполнения должностных обязанностей.

Обратите внимание на то, что реквизит нельзя «множить» — копировать подпись руководителя для использования другими людьми. У каждого работника должна быть своя, отдельно зарегистрированная ЭП, если в этом есть необходимость. Как её получить? Выбирайте один из двух вариантов:

1. Владелец предприятия или генеральный директор отправляет запрос в Федеральную налоговую службу.
2. Сотрудник самостоятельно подаёт заявку на получение ЭЦП (при условии, что он получил право действовать от имени компании без доверенности) на официальном сайте ФНС.

Важно! На одно имя может быть оформлена только одна подпись.

Выдача ЭП для индивидуальных предпринимателей, нотариусов и госслужащих

ИП так же, как и сотрудник, может подать заявку на предоставление ему ключа в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС РФ. Одни и те же правила применимы к нотариусам. Исключения:

• физические лица и граждане, осуществляющие действия от имени компании (по доверенности) – подают запрос в переаккредитованные Минцифры, коммерческие УЦ;
• некредитные финансовые организации, кредитные учреждения, операторы платёжных систем, а также предприниматели, занимающиеся некоторыми видами деятельности (ч. 1 ст, 76.1 ФЗ № 86 от 10.07.2002) – направляют заявления в УЦ Центрального банка России;
• чиновники – обращаются в центр сертификации Федерального казначейства.

Что нужно иметь при себе для обращения в ФНС и УЦ?

• паспорт или другой основной документ, подтверждающий личность;
• СНИЛС;
• ОГРН и ИНН предприятия или ОГРНИП (для индивидуального предпринимателя);
• ИНН физического лица, действующего из позиции заявителя;
• доверенность (как подтверждение способности лица действовать от имени компании).

Важно! Некоторые документы из перечисленных могут не спросить, но на всякий случай лучше основательно подготовиться.

Также позаботьтесь о хранении будущей подписи:

Допустимые ключевые носители – устройства с PIN-защитой (USB-токен Type-A). Подойдут: Рутокен — Lite, Lite micro, S, ЭЦП 2.0, JaCarta — LT, PKI, 2 ГОСТ и ESMART — Token и Token ГОСТ. Новый токен или ранее использованный – не имеет значения. Обратите внимание, что в отделениях ФНС данное устройство не продают. Купите его заранее, и тогда сотрудник ведомства сможет записать цифровую подпись на ваш носитель.

USB-токен должен иметь сертификат соответствия ФСТЭК или ФСБ России. Будьте готовы к тому, что в Федеральной налоговой службе вас попросят предоставить этот документ.

Пошаговая инструкция получения услуги

1. Лично посетите региональное отделение налоговой службы в назначенное время (по предварительной записи), взяв с собой всё необходимое.
2. Пройдите процедуру идентификации, после которой ваш запрос будет принят.

Процедура проводится двумя способами – при заявителе и без него. С 1 января 2022 года идентификация без присутствия заявителя станет возможна только с квалифицированным сертификатом ключа проверки электронной подписи (КСКПЭП).

3. Дождитесь уведомления о том, что ЭЦП готова (ожидание длится не более 5 рабочих дней).
4. Получите подпись в операционном зале отделения ФНС, в которое обращались.

Напоминаем, что подать заявление в налоговую службу на выпуск электронной подписи можно как при личном посещении ведомства или его доверенного УЦ, так и онлайн – через личный кабинет.

Пользоваться полученной электронной цифровой подписью можно в течение 15 месяцев.

Какое программное обеспечение нужно для работы с ЭЦП?

Чтобы подписывать электронные документы полученным реквизитом, потребуется линейка вспомогательных программ.

В этих целях отлично подойдёт КриптоПро CSP 5.0. Почему мы рекомендуем именно этот софт?

• читает все модели защищённых носителей;
• генерирует электронную подпись и проверяет её подлинность;
• поддерживает работу с ЭП в облаке;
• автоматически предотвращает незапланированные вмешательства в ПО, что гарантирует стабильное функционирование;
• гарантирует целостность и конфиденциальность ваших данных, благодаря особой системе шифрования;
• обеспечивает аутентификацию взаимодействий в сети по протоколам IPsec и TLS.

Это ПО имеет массу преимуществ в плане удобства и безопасности. Но вы можете выбрать любой другой криптопровайдер. Главное условие – он должен быть сертифицирован. Приобрести софт можно в магазинах разработчиков и официальных диллеров.

Можно ли в новом году пользоваться подписью, выпущенной УЦ до 1 января 2022 года?

Решающей в этом вопросе выступает аккредитация.

• Удостоверяющий центр, в который вы обращались, сохранил лицензию.

Можете не беспокоиться – реквизит будет действителен до истечения заявленного срока (в течение 12 месяцев со дня выдачи).

• УЦ, выпустивший вашу электронную цифровую подпись, «провалил» аккредитацию.

ЭЦП будет действительна вплоть до 1 января 2022 года. В новом году придётся заказать новый ключ. Для этого нужно подать заявку в Федеральную налоговую службу. Важно отметить, что сделать это будет можно только в региональном отделении.

Если срок действия ЭЦП подходит к концу

Возможно, вы уже долгое время пользуетесь ключом для современного документооборота. И вот, под конец года, его срок истекает. Значит, настало время позаботиться об «обновлении» сгоревшего реквизита.

Подать заявку на перевыпуск можно двумя способами: до 1 января 2022 года – в одном из удостоверяющих центров, прошедших аккредитацию (убедитесь в этом на сайте Минцифры), в любое удобное время – в региональном отделении ФНС РФ.

Доверенное лицо ФНС – кто это?

Как мы писали выше, с наступлением 2022 года получить ЭЦП можно будет только в Федеральной налоговой службе, а также у её доверенных лиц. На данный момент к ним относятся: Банк ВТБ (ПАО), ПАО «Сбербанк России», АО «Аналитический центр».

Перечисленные организации являются удостоверяющими центрами налоговой службы. Пока этот список мал, но постепенно он будет расширяться.

ФНС предъявляет к своим партнёрам повышенные требования. Так, чтобы начать сотрудничать с ведомством, центру необходимо не только сохранить лицензию Минцифры, но еще и пройти дополнительный жёсткий отбор. Те, кому это удастся, смогут выпускать ЭЦП для юридических лиц, нотариусов и ИП.